Mit Digitalisierung den Papierkram wegwischen

Attraktive Märkte haben jedoch manchmal auch ihre Schattenseiten. Im Fall medizinischer Produkte sind das die strengen regulatorischen Vorschriften und der damit verbundene hohe bürokratische Aufwand. „Um Qualitätskontrollen, Dokumentations- und Nachweispflichten zu erfüllen, müssen wir alle an einem Strang ziehen. Das gilt nicht nur für Innovate, sondern für die gesamte Lieferkette“, erklärt Kai-Uwe Marquardt, QMB & Leiter Qualitätsmanagement bei Innovate. Allerdings seien die Kunden- und Lieferantenbeziehungen dadurch auch enger als in anderen Branchen. Hinzu kommen historisch gewachsene Prozesse und eine fragmentierte IT-Infrastruktur. Das Effizienzpotenzial moderner Technologien konnte so lange Zeit nicht genutzt werden. „Bei uns lief viel manuell – mit zu viel Papier. Viele Aufzeichnungen und Dokumentationen mussten nachträglich in Prozessakten zusammengefasst werden. Das bindet natürlich Kapazität“, ergänzt er. Neben einem Manufacturing Execution System (MES), das Daten von Maschinen, Prozessen und Mitarbeitern konsolidiert, wurde das Team von verschiedenen Insellösungen unterstützt. Letztere waren indes nur mäßig oder gar nicht integriert, weshalb Prozesslücken mitunter händisch geschlossen werden mussten. Zwar hätten durchgängig digitale Prozesse die Effizienz erhöht, Mitarbeitende entlastet und das Unternehmen mit mehr Transparenz auch analytisch vorangebracht, doch waren sie aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen schwieriger umzusetzen als in anderen Branchen. 

Damit war zwar die Richtung klar, doch Ziel und Konzept waren noch nicht hinreichend konkretisiert. Das Projektteam entschloss sich daher, die auf Digitalisierungsprojekte spezialisierte COSMO CONSULT-Gruppe ins Boot zu holen. Beide Unternehmen kannten sich bereits vom Digitalisierungscheck. Ein Beratungsangebot, das die betriebliche Digitalisierungsreife feststellt, neue Chancen und digitale Potenziale aufzeigt. „Wir haben mehrere Gesprächstermine benötigt, um herauszufinden, welche Lösung und welches Konzept am besten zu uns passen“, erinnert sich Kevin Wagner. Am Ende entschied das Projektteam, den gesamten Fertigungsprozess auf Basis der beiden Branchenlösungen COSMO Incident Management für Reklamationen und COSMO Document Control für Dokumentenmanagement und -lenkung im Qualitätsmanagement zu digitalisieren. Beide Module sind Teil des COSMO Quality Management Packs, das sich nach dem Baukastenprinzip mit verschiedenen Apps individuell gestalten lässt. Die technische Basis des Systems ist die Low-Code-Plattform WEBCON. Die speziell auf das Management von Geschäftsprozessen ausgerichtete Lösung sorgt dank Standardisierung für eine hohe Prozesssicherheit – und lässt sich flexibel auf individuelle Anforderungen ausrichten, etwa in der Qualitätssicherung. 

Bei der Einführung setzte das Projektteam von Anfang an auf agile Methoden. Dabei werden neu konfigurierte Prozesse und Funktionen schnell bereitgestellt und von den Fachabteilungen geprüft. „Diese Vorgehensweise hat sich als sehr praktikabel erwiesen. Da das gesamte Team über die Fortschritte informiert war, gab es beim Go-live später keine Überraschungen. Die Akzeptanz war von Beginn an sehr hoch“, unterstreicht Laurenz Jungnitsch, Leiter Qualitätssicherung bei Innovate. Zunächst digitalisierte das Projektteam die Produktionsauftragsakte, die jeden Auftrag – von der Materialbeschaffung über die Produktion bis zur Auslieferung – begleitet. Darin werden beispielsweise die Prozessabläufe der Maschinenbediener oder die Prozesseingaben der Qualitätssicherung lückenlos aufgezeichnet. Am Ende fasst ein einziges Dokument alle relevanten Produktionsdaten transparent und übersichtlich zusammen. Hinzu kommt ein digitales Reklamationsmanagement, das allen Menschen entlang der gesamten Prozesskette offen steht – also auch Kunden und Lieferanten. „Wir müssen zu jeder ausgelieferten Charge eine umfangreiche Dokumentation bereitstellen. Dafür benötigen wir Informationen aus allen Bereichen. Hierfür haben wir digitale Checklisten entwickelt, die den Erfassungsaufwand auf ein Minimum begrenzen und gleichzeitig sicherstellen, dass keine Dokumentationspflichten vergessen werden“, erklärt Jungnitsch. Die Mitarbeitenden werden dabei benutzerfreundlich vom System durch den gesamten Dokumentationsprozess geführt. Und was für Innovate besonders wichtig ist: Prozesse und Funktionen lassen sich jederzeit flexibel anpassen. 

Anstatt mit vielen einzelnen Insellösungen und noch mehr Schnittstellen zu jonglieren, profitiert Innovate heute von einer integrierten Lösung mit durchgängig digitalen Prozessen. „Wir haben jetzt eine gemeinsame Datenbasis für alle Bereiche und einheitliche Arbeitsabläufe. So können wir beispielsweise jederzeit den aktuellen Auftragsstatus einsehen. Transparenz und Prozesssicherheit haben sich dadurch spürbar erhöht“, betont Kevin Wagner. Es sei schon ein Vorteil, wenn man bei einem Audit nicht hunderte Akten auffahren müsse. Stattdessen stellt Innovate relevante Statistiken und Daten per Knopfdruck über die Data & Analytics-Plattform Microsoft Power BI bereit. Das Analysetool ist direkt an das Qualitätsmanagement angebunden. So verbringen die Mitarbeiter in der Qualitätssicherung heute viel weniger Zeit mit der Dokumentation, während Datenqualität und Detailtiefe gleichzeitig gestiegen sind. „Viele Daten und Auswertungen können wir jetzt per Knopfdruck abrufen. Gerade bei Reklamationen ist es dadurch einfacher, sich einen Überblick zu verschaffen und Trends frühzeitig zu erkennen. Und anstelle aufwendiger Abstimmungsläufe mit Unterschriften gibt es nun Freigaben per Knopfdruck“, freut sich Kai-Uwe Marquardt. 

Klemmbretter mit Papierausdrucken haben in der Qualitätssicherung mittlerweile Seltenheitswert – fast alles wird digital über iPads dokumentiert. So sind Informationen viel schneller verfügbar und Fotos lassen sich einfacher in die Dokumentation einbinden. „Eine effiziente Dokumentenlenkung und die gezielte Datenaufbereitung sind zwei Dinge, von denen wir als zertifizierungspflichtiges Unternehmen stark profitieren. Beides lässt sich mit dem COSMO Quality Management Pack besonders gut umsetzen“, unterstreicht Kevin Wagner. Bevor das digitale Qualitätsmanagement weiter ausgebaut wird, hat sich das Team vorgenommen, auch die letzten Papierdokumente zu digitalisieren.